個人情報利用目的の公表

  1. 【全て】

     

    株式会社コンベックス(以下、当社といいます)は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)第21条第1項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

    個人情報の利用目的について

    個人情報は以下の事項を目的として利用するとともに、利用目的の範囲内で利用致します。

    (1)当社が提供するサービスごとの利用目的
        1)システム製品および附帯サービスの販売
           a)販売契約に基づく社内登録業務をおこなうこと。
           b)システム導入に関する説明、打ち合わせおよび研修をおこなうこと。
           c)システム製品の納品業務をおこなうこと。
           d)販売フォローならびに製品メンテナンスをおこなうこと。
           e)販売契約全般に関する電話連絡、FAX送信およびメール送信等の通信をおこなうこと。 
           f)開発新製品の紹介をダイレクトメールで送付すること。
           g)電話連絡によるお問い合わせに対する返答の連絡をすること。
           h)製品レビュー、クレームおよびモニタリングによる情報に基づき、製品およびユーザー動向を検証すること。
           ⅰ)顧客満足度調査のための電話連絡およびメール送信等の通信をおこなうこと。

       2)セミナー、研修およびコンサルティングのサービス提供
        a)集客のための電話連絡、FAX送信およびメール送信等の通信をおこなうこと。
      b)応募者様のリストを作成して運営管理をおこなうこと。
      c)会場で使用する参加者のネームプレートおよび席次表等の備品を準備すること。
      d)受講アンケートの回答内容を集計し、講義の有効性を検証すること。
      e)新企画サービスの案内をDM送付およびメール配信でおこなうこと。
      f)顧客におけるシステムの活用スキルを向上させるためのコンサルティングをおこなうこと。
      g)セミナーおよび研修を他の事業者と共同で開催する場合に、共同する事業者に対して応募者様の情報を提供すること。
     3)ウェブ上での顧客対応サービス
      a)資料請求に対して、資料をダウンロード配信すること。
      b)メールフォームによるお問い合わせに対して、回答を返信すること。
     4)ウェブ上でのマーケティングツールに関するサービス提供
      a)サービスの利用者様に対して、利用開始に必要となる情報を通知すること。
      b)サービスの利用回数およびマーケティングツールの利用状況など、利用者様の状態管理をおこなうこと。
      c)ウェブサーバの保守点検によりサービスを一時的に停止する際の事前のお知らせ、またはウェブサーバに技術的な障害が生じてサービスの提供が不可となった場合のお知らせについてメールを送信すること。

    (2)公開情報に関する利用目的
    当社はウェブ上で公開されている企業情報を取得して、次の事項を目的として利用致します。
          a)当社の製品およびサービスをご案内するためのDM送付または電話連絡をおこなうこと。
    (3)通話録音に関する利用目的
    当社はお客様との電話での会話を録音させて頂きまして、次の事項を目的として利用致します。
      a)お客様からのご相談およびご質問に対して、正確に回答させて頂くこと。
      b)お客様対応に関するサービス品質を向上させるために、従業者に対して教育ならびに指導をおこなうこと。
    (4)セミナー共同開催の場合の利用目的
    セミナー共同開催の場合の共同開催組織から提供された個人情報は、次の事項を目的として利用致します。
      a)応募者様のリストを作成して運営管理をおこなうこと。
      b)会場で使用する参加者のネームプレートおよび席次表等の備品を準備すること。
    (5)外部事業者から提供を受けた場合の利用目的
       1)販売代理店からの提供
          当社は外部の事業者との間で、ウェブ上でのマーケティングツール・サービスの販売に関する代理店契約を締結し、
          代理店事業者から販売先個人情報の提供を受けます。この提供された個人情報は次の事項を目的として利用致します。
       a)代理店の販売先であるマーケティングツールの利用者様に対して、利用開始に必要となる情報を通知すること。
       b)サービスの利用回数およびマーケティングツールの利用状況など、利用者様の状態管理をおこなうこと。
       c)ウェブサーバの保守点検によりサービスを一時的に停止する際の事前のお知らせ、またはウェブサーバに技術的な障害が生じてサービスの提供が不可となった場合のお知らせについてメールを送信すること。
     2)サービス連携事業者からの提供
    ウェブ上でのマーケティングツールに関するサービス提供においては、サービスを連携する外部事業者から事業者側が保有するユーザー個人情報を取得します。この提供された個人情報は次の事項を目的として利用致します。
       a)サービスの利用回数およびマーケティングツールの利用状況など、利用者様の状態管理をおこなうこと。
       b)ウェブサーバの保守点検によりサービスを一時的に停止する際の事前のお知らせ、またはウェブサーバに技術的な障害が生じてサービスの提供が不可となった場合のお知らせについてメールを送信すること。
    (6)お客様から個人情報を受託した場合の利用目的
    お客様におけるシステム製品又はウェブ上のマーケティングツールのご利用を通じて受託します個人情報は、お客様からシステム障害のお申し出を頂いた場合に、サポート体制として障害原因を特定するために利用致します。
    (7) 採用応募者の利用目的
     採用応募者の名簿作成、面接時の参照資料、採用選考時の参考資料、採用応募者への選考結果の通知、職務適正の分析などに利用します
    (8)従業者用の利用目的

         a)労働法に基づく各種事業場設置文書を作成および保存すること。

         b)各種社会保険に関して公的機関へ申請等の手続きをおこなうこと。
         c)給与算定および明細発行等の業務をおこなうこと。
         d)法令及び社内規定に基づく申請、登録および変更等の手続きをおこなうこと。
         e)人事考課に必要とする資料を作成し、参照すること。
         f)名刺を作成するために、業務委託先の事業者へ委託すること。

     

    以上

    保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

    株式会社コンベックス(以下、当社といいます)は、個人情報保有個人データの開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

    1.当社の名称及び住所、代表者の氏名
    名称:株式会社コンベックス
    住所:〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー15F
    代表取締役:美里 泰正

    2.個人情報保護管理者
    役職名:個人情報保護管理者
    連絡先:代表電話:03-5774-3181 FAX:03-5774-3190
    メールアドレス:

    3.保有個人データの利用目的
    (1)当社が提供するサービスごとの利用目的

       1)システム製品および附帯サービスの販売
      a)販売契約に基づく社内登録業務をおこなうこと。
      b)システム導入に関する説明、打ち合わせおよび研修をおこなうこと。
      c)システム製品の納品業務をおこなうこと。
      d)販売フォローならびに製品メンテナンスをおこなうこと。
      e)販売契約全般に関する電話連絡、FAX送信およびメール送信等の通信をおこなうこと。
      f)開発新製品の紹介をダイレクトメールで送付すること。
      g)電話連絡によるお問い合わせに対する返答の連絡をすること。
      h)製品レビュー、クレームおよびモニタリングによる情報に基づき、製品およびユーザー動向を検証すること。
      ⅰ)顧客満足度調査のための電話連絡およびメール送信等の通信をおこなうこと。

       2)セミナー、研修およびコンサルティングのサービス提供
      a)集客のための電話連絡、FAX送信およびメール送信等の通信をおこなうこと。
      b)応募者様のリストを作成して運営管理をおこなうこと。
      c)会場で使用する参加者のネームプレートおよび席次表等の備品を準備すること。
      d)受講アンケートの回答内容を集計し、講義の有効性を検証すること。
      e)新企画サービスの案内をDM送付およびメール配信でおこなうこと。
      f)顧客におけるシステムの活用スキルを向上させるためのコンサルティングをおこなうこと。
      g)セミナーおよび研修を他の事業者と共同で開催する場合に、共同する事業者に対して応募者様の情報を提供すること。
     3)ウェブ上での顧客対応サービス
      a)資料請求に対して、資料をダウンロード配信すること。
      b)メールフォームによるお問い合わせに対して、回答を返信すること。
     4)ウェブ上でのマーケティングツールに関するサービス提供
      a)サービスの利用者様に対して、利用開始に必要となる情報を通知すること。
      b)サービスの利用回数およびマーケティングツールの利用状況など、利用者様の状態管理をおこなうこと。
      c)ウェブサーバの保守点検によりサービスを一時的に停止する際の事前のお知らせ、またはウェブサーバに技術的な障害が生じてサービスの提供が不可となった場合のお知らせについてメールを送信すること。
    (2)公開情報に関する利用目的
    当社はウェブ上で公開されている企業情報を取得して、次の事項を目的として利用致します。

          a)当社の製品およびサービスをご案内するためのDM送付または電話連絡をおこなうこと。
    (3)通話録音に関する利用目的
    当社はお客様との電話での会話を録音させて頂きまして、次の事項を目的として利用致します。
      a)お客様からのご相談およびご質問に対して、正確に回答させて頂くこと。
      b)お客様対応に関するサービス品質を向上させるために、従業者に対して教育ならびに指導をおこなうこと。
    (4)セミナー共同開催の場合の利用目的
    セミナー共同開催の場合の共同開催組織から提供された個人情報は、次の事項を目的として利用致します。
      a)応募者様のリストを作成して運営管理をおこなうこと。
      b)会場で使用する参加者のネームプレートおよび席次表等の備品を準備すること。
    (5)外部事業者から提供を受けた場合の利用目的
     1)販売代理店からの提供
          当社は外部の事業者との間で、ウェブ上でのマーケティングツール・サービスの販売に関する代理店契約を締結し、代理店事業者から販売先個人情報の提供を受けます。この提供された個人情報は次の事項を目的として利用致します。
       a)代理店の販売先であるマーケティングツールの利用者様に対して、利用開始に必要となる情報を通知すること。
       b)サービスの利用回数およびマーケティングツールの利用状況など、利用者様の状態管理をおこなうこと。
       c)ウェブサーバの保守点検によりサービスを一時的に停止する際の事前のお知らせ、またはウェブサーバに技術的な障害が生じてサービスの提供が不可となった場合のお知らせについてメールを送信すること。
     2)サービス連携事業者からの提供
    ウェブ上でのマーケティングツールに関するサービス提供においては、サービスを連携する外部事業者から事業者側が保有するユーザー個人情報を取得します。この提供された個人情報は次の事項を目的として利用致します。
       a)サービスの利用回数およびマーケティングツールの利用状況など、利用者様の状態管理をおこなうこと。
       b)ウェブサーバの保守点検によりサービスを一時的に停止する際の事前のお知らせ、またはウェブサーバに技術的な障害が生じてサービスの提供が不可となった場合のお知らせについてメールを送信すること。
    (6)お客様から個人情報を受託した場合の利用目的
    お客様におけるシステム製品又はウェブ上のマーケティングツールのご利用を通じて受託します個人情報は、お客様からシステム障害のお申し出を頂いた場合に、サポート体制として障害原因を特定するために利用致します。
    (7) 採用応募者の利用目的
     採用応募者の名簿作成、面接時の参照資料、採用選考時の参考資料、採用応募者への選考結果の通知、職務適正の分析などに利用します
    (8)従業者用の利用目的

       a)労働法に基づく各種事業場設置文書を作成および保存すること。
       b)各種社会保険に関して公的機関へ申請等の手続きをおこなうこと。
       c)給与算定および明細発行等の業務をおこなうこと。
       d)法令及び社内規定に基づく申請、登録および変更等の手続きをおこなうこと。
       e)人事考課に必要とする資料を作成し、参照すること。
       f)名刺を作成するために、業務委託先の事業者へ委託すること。

    4.保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先 
    保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
    〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー15F
    株式会社コンベックス 個人情報保護管理者
    代表電話:03-5774-3181 FAX:03-5774-3190 メールアドレス:

    5.当社の加入する認定個人情報保護団体について
    【認定個人情報保護団体の名称】
       一般財団法人日本情報経済社会推進協会
    【苦情の解決の申出先】
       個人情報保護苦情相談室
       〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
        電話番号 03-5860-7565または0120-700-779
       (当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません)

    6.開示等の手続きについて
    開示等のご請求がございます場合には、【保有個人データの開示等に関する手続き】をご確認ください。
    請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

    7.保有個人データ等の安全管理のために講じた措置
    当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
    (1)組織的安全管理措置
    ・ 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
    ・ 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
    ・ 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
    ・ 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
    (2)人的安全管理措置
    ・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
    ・ 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
    (3)物理的安全管理措置、技術的安全措置
    ・ 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
    ・ 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
    ・ 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
    ・ サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
    また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
    ・ 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
    ‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
    ‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

    以上

     

    保有個人データの開示等に関する手続き

    保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(開示等)のご請求及び第三者提供記録の開示に関するご請求について、以下の事項を周知致します。

     

    当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

    1.開示等の求めの受付
    (1)下記の宛先までご連絡ください。
    当社より「個人情報開示等請求書」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。

    〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー15F
    株式会社コンベックス 個人情報保護管理者
    代表電話:03-5774-3181 FAX:03-5774-3190
    メールアドレス:

    (2)開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
     1)開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
     2)開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人(未成年後見人、成年後見人、親権者)別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人 本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
     3)本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
       a)運転免許証
       b)マイナンバーカード(表面)
       c)その他本人確認ができる写真入りの公的証明書
     4)開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
       a)任意代理人の場合:「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
       b)未成年後見人の場合:戸籍謄本または登記事項証明書(何れも発行日から6ケ月以内)
       c)成年後見人の場合:登記事項証明書(発行日から6ケ月以内)
       d)親権者の場合:戸籍謄本又は住民票(何れも発行日から6ケ月以内)

    2.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
    利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額(別途請求する郵送料を含む)を申し受けます。下記金額分の郵便切手を請求書類の郵送時に同封してください。

    ・手数料金額:500円

    3.検討結果連絡
     当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
    ・書面の郵送又はEメール

    書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
    ・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
    ・登録されている本人又は法定代理人のEメールアドレスに回答文面をメール

    以上